Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді
опубліковано 31 березня 2023 року о 15:00

 

ГЛЕЮВАТСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

КРИВОРІЗЬКОГО РАЙОНУ ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

____________________________________________________________

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

Про затвердження Інструкції з діловодства 

за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді


Відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та з метою організації ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді,

вважаю за необхідне:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Глеюватській сільській раді (додається).

2. Керівникам структурних підрозділів та старостам старостинських округів сільської ради забезпечити неухильне дотримання вимог цієї Інструкції.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету сільської ради та відповідального за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді.



Секретар ради Наталія ДОВЖЕНКО






с. Глеюватка

02 січня 2023 року

№ 4/2-р

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням

від 02.01.2023 №4/2-р

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян
 у Глеюватській сільській раді


І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді.

1.2. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».

1.3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про звернення громадян».

1.4. Діловодство за зверненнями громадян у Глеюватській сільській раді ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відповідальну особу за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській.

Організація ведення діловодства за зверненнями громадян у відділах сільської ради покладається на спеціально призначених для цього осіб (далі - особи, відповідальні за ведення діловодства ).

1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України «Про звернення громадян».

1.6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами.

1.7. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді несе голова сільської ради, або особа яка виконує його обов’язки.


ІІ. Реєстрація, облік та попередній розгляд звернень громадян

2.1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) або надіслане поштою.

2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених статтею 5 Закону України «Про звернення громадян».

Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України «Про звернення громадян».

2.3. Усі звернення громадян, що надходять до Глеюватської сільської ради, реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня на реєстраційно-контрольних картках та в журналах відповідальною особою за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді.

2.4. Звернення громадян що надходять до Глеюватської сільської ради, підлягають обов’язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень громадян затвердженого постановою Кабінетів Міністру України від 24 вересня 2008 року №858.

2.5. Письмові звернення громадян реєструються у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян (додаток №1) та на реєстраційно контрольних картках (додаток 2).

Після реєстрації документа у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення його в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

На вимогу громадянина, який подав звернення до Глеюватської сільської ради, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення, а в разі відсутності штампу зазначається повна назва сільської ради, дата прийняття звернення, реєстраційний індекс, прізвище та підпис особи, яка приймає звернення. Така копія повертається громадянинові.

2.6. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника, або особи, яка представляє інтереси інших заявників.

2.7. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, також підлягають реєстрації на реєстраційно контрольних картках та в журналі обліку особистого прийому громадян.

До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера «П».

2.8. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням та долучається до матеріалів справи.

2.9. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.

2.10. Пропозиції, заяви і скарги від одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Глеюватської сільської ради (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб.

2.11. Якщо про результати розгляду звернення, о крім громадянина, необхідно повідомити іншу установу чи організацію або якщо виконання звернення контролюється органом влади України вищого рівня, перший аркуш контрольного звернення позначається словом «Контроль» або літерою “К” та зазначається термін його виконання.


ІII. Розгляд письмових звернень громадян та складання листів-відповідей.

3.1. Розгляд письмових звернень громадян.

3.1.1. Відповідальна особа за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді, після реєстрації письмового звернення перенаправляє звернення до розгляду за належністю на виконання відповідальним посадовим особам та здійснює подальший контроль за термінами їх розгляду.

У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.

3.1.2. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться у Глеюватській сільській раді.

3.1.3. Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим підвідомчим підрозділам Глеюватської сільської ради або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

3.1.4. Керівники та працівники Глеюватської сільської ради при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.

3.1.5. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.

3.2. Складання листів-відповідей на звернення громадян:

3.2.1. Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються на бланку Глеюватської сільської ради та підписуються сільським головою чи заступником сільського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

3.2.2. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

3.2.3. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний, передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.

3.2.4. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, здійснюється відповідальною особою за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді у журналі реєстрації вихідної кориспонденції за розглядом звернень.

3.2.5. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу самого звернення та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

3.2.6. Для відправки листів-відповідей на звернення громадян особи, відповідальні за ведення діловодства в сільській раді, здійснюють упакування цих листів у конверти, на яких зазначають адресу заявника, якому адресовано лист-відповідь.


IV. Термін розгляду звернень громадян.

4.1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли на розгляд за дорученням органів влади України вищого рівня та ЗМІ, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України «Про звернення громадян».

4.2. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях починаючи з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, по день присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.

4.3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в терміни, встановлені контролюючим органом.

4.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Глеюватської сільської ради та її відділів, воно у термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що повідомляється громадяну, який подав звернення.

4.5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

4.6. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначеному Законом України «Про статус народного депутата України».


V. Контроль за розглядом звернень громадян.

5.1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на керівників відділів Глеюватської сільської ради, які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень.

5.2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.

5.3. Звернення громадян з поміткою «Контроль» знімаються з контролю за погодженням із сільським головою.

5.4. Усі інші звернення громадян знімаються з контролю після надання відповіді заявникові, у разі, якщо надана остаточна відповідь.


VI. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян.

6.1. Після розгляду звернення громадянина у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка повинна містити слова «До справи», посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення.

Зазначені реквізити проставляються від руки.

6.2. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальній особі, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

6.3. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку (додаток № 3). У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність.

Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неналежно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформлюється за формою, встановленою додатком 6 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, від 14 квітня 1997 року № 348.

6.4. В Глеюватській сільській раді зберігають звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях протягом часу, визначеного номенклатурою справ.

6.5. У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян їх передача особі, відповідальній за ведення архівної справи, а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.


VII. Аналіз роботи зі зверненнями громадян.

7.1. Відповідальна особа за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді та працівники відділів зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.

7.2. Особи, відповідальні за ведення діловодства в Глеюватській сільській раді, щокварталу до 05 числа наступного за звітним періодом місяця готують звіт голові сільської ради та голові райооної державної адміністрації щодо кількості звернень громадян та результати їх розгляду, відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року №858.

7.3. Відповідальна особа за ведення діловодства за зверненнями громадян в Глеюватській сільській раді щороу готує звіт голові сільської ради за підсумками роботи зі зверненнями громадян за попередній рік, який виноситься на засідання сесії сільської ради.




Секретар ради Наталія ДОВЖЕНКО















Додаток 1
до Інструкції з діловодства за зверненнями

громадян у Глеюватській сільській раді





ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян

Порядковий номер

Дата підписання/надсилання/звернення

Дата надход ження та реєстра ційний індекс

Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника

Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль

Вид звернення, форма та ознака надходження

Основні та додаткові питання

Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець, строк виконання

Відмітка про передачу на виконання

Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю

Номер справи за номенк латурою

короткий зміст

індекси

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11




































Додаток 2
до Інструкції з діловодства за зверненнями

громадян у Глеюватській сільській раді


РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

(Лицьовий бік)

0203005

Реєстраційно-контрольна картка

Відмітка про контроль



Кореспондент (заявник)

Місце проживання, електронна адреса, номер телефону

Вид звернення:

пропозиція, заява, скарга

Категорія заявника

Індивідуальне, колективне, анонімне

Соціальний стан заявника

Ознака надходження:
первинне
повторне

Дата підписання /надсилання/ звернення, дата надходження дзвінка

Дата надходження звернення

Реєстраційний індекс

Звідки надіслано

Дата надіслання

Індекс документа

Форма надходження

Попередні звернення № ______ від __ ________ 20__ р.

№ ______ від __ _____________ 20__ р.

Основні питання

Зміст питання

Індекс питання





Додаткові питання





Резолюція

Автор і дата резолюції

Строк виконання

Виконано за ____ днів











(Зворотний бік)

Хід виконання

Дата передачі на виконання

Виконавець

Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь тощо

Контрольні відмітки









Перевірено на місці __ ______ 20___ р. працівником ________________

Дата, реєстраційний індекс документа про виконання _______________

Кому надіслано _______________________________________________

Результати розгляду звернення


З контролю зняв ______________________________________________

Справа __________________ Том _________ Аркушів _______________


Додаток 3
до Інструкції з діловодства за зверненнями

громадян у Глеюватській сільській раді

 

 

 

ФОРМА
обкладинки для пропозиції, заяви та скарги

__________________________________________________________________________

(назва організації)

Пропозиція, заява, скарга

__________________________________________________________________________

(необхідне підкреслити)

__________________________________________________________________________

(адреса)

Підлягає поверненню


Outdated Browser
Для комфортної роботи в Мережі потрібен сучасний браузер. Тут можна знайти останні версії.
Outdated Browser
Цей сайт призначений для комп'ютерів, але
ви можете вільно користуватися ним.
67.15%
людей використовує
цей браузер
Google Chrome
Доступно для
  • Windows
  • Mac OS
  • Linux
9.6%
людей використовує
цей браузер
Mozilla Firefox
Доступно для
  • Windows
  • Mac OS
  • Linux
4.5%
людей використовує
цей браузер
Microsoft Edge
Доступно для
  • Windows
  • Mac OS
3.15%
людей використовує
цей браузер
Доступно для
  • Windows
  • Mac OS
  • Linux